Tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi: Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry:n asiakasrekisteri
2. Rekisterin pitäjän tiedot
Helsingin steinerpäiväkotien tuki ry
Korppaanpolku 5
00330 HELSINKI
Y-tunnus: 0276082-0
+358 44 3580403
www.steinerpaivakoti.com
Vastuuhenkilö: Iiris Holland
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennetaan tietoja päiväkodin asiakassuhteiden ylläpitoa ja viestintää varten. Lisäksi tietoja käytetään palvelun tuottamiseen, palvelusopimuksen laadintaan, laskutukseen, toiminnan markkinointiin ja lapsen vasun laadintaan.
4. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla:
-
Lapsen nimi, henkilötunnus ja osoite
-
Vanhemman/huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ammatti
-
Hakemustiedot ja palvelutarve
-
Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
-
Asiakkaan itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)
Henkilötietojen perusteena on asiakassuhde. Rekisterin tietolähteenä toimii vanhemman/huoltajan itse antamat tiedot. Vanhemman/huoltajan luvalla tietoja voidaan pyytää myös lapsen aiemmasta päivähoitopaikasta, jos se lapsen hoidon tuottamisen kannalta on perusteltua.
5. Tietojen luovutus
Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Laskutuksen kannalta välttämättömät tiedot välitetään taloudenhoitajalle. Asiakastietoja ei luovuteta markkinointiin eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä käsitellään luottamuksellisesti ja
niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle (opettajat). Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat suojatulla palvelimella salasanan takana. Myös muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa.
7. Tietojen säilyttäminen
Yhdistyksessä henkilötietoja käsitellään niin pitkään, kuin asiakkuus, palveluntarve tai laskutussuhde on olemassa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, kirjanpitosäännökset tai mahdolliset oikaisupyyntöprosessit saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään kuin palvelun tarve edellyttäisi.
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa säilytetään 10 vuotta hoitosuhteen päättymisen jälkeen, paitsi 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakirjat säilytetään pysyvästi.
Tietosuojeseloste
Tämä on Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry:n jäsenrekisterin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.11.2021
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry (myöhemmin yhdistys)
Korppaanpolku 5, 00300 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Iiris Holland, steinerpaivakoti@mailbox.org
3. Rekisterin nimi
Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Yhdistyksellä on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus pitää rekisteriä yhdistyksen jäsenistä.
Jäsenrekisterin tietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen jäsentietojen ajantasainen hallinta sekä jäsenviestinnän toteuttaminen.
Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 § mukaisena perusteena on yhdistyksen jäsenyys.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
-
Markkinointi, viestintä ja vuorovaikutus, mm. kutsuminen yhdistyksen kokouksiin
-
Yhdistyksen jäsen- ja kannatusjäsenmaksujen laskutus
-
Palautteen kerääminen jäsenistöltä ja palautteen käsittely
-
Yhdistyksen toiminnan kehittäminen
-
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen esim. koskien kirjanpitoa tai viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuviin tietopyyntöihin vastaaminen.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:
-
Nimi, osoite, sähköpostiosoite
-
Rekisteriin tallennettuja tietoja muokataan rekisteriin jäsenen tekemien ilmoitusten mukaan.
6. Tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevalta henkilöltä hänen täyttäessään jäsenhakemuslomakkeen. Jäsenyyteen liittyvät muutostiedot saadaan jäseneltä.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu jäsenrekisterijärjestelmään, johon on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja jäsenyyden hoitamiseksi. Määritellyillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
8. Tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille kuten kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä. Voimme luovuttaa tietoja lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten tai toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen.
9. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Asiakastietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kuluvan vuoden jäsenyyden päättymisestä.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen jäsenten toimesta, joille määrättyihin tehtäviin se kuuluu.
12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).