Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjän tiedot

Helsingin steinerpäiväkotien tuki ry
Pohjolankatu 3-5
00610 Helsinki
Y-tunnus: 0276082-0
045-8425400

Vastuuhenkilö: Tero Matinlassi

2. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin tallennetaan tietoja päiväkodin asiakassuhteiden ylläpitoa ja viestintää varten. Lisäksi tietoja käytetään palvelun tuottamiseen, palvelusopimuksen laadintaan, laskutukseen, toiminnan markkinointiin ja lapsen vasun laadintaan.

3. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla:

Lapsen nimi, henkilötunnus ja osoite
Vanhemman/huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ammatti
Hakemustiedot ja palvelutarve
Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
Asiakkaan itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)

Henkilötietojen perusteena on asiakassuhde. Rekisterin tietolähteenä toimii vanhemman/huoltajan itse antamat tiedot. Vanhemman/huoltajan luvalla tietoja voidaan pyytää myös lapsen aiemmasta päivähoitopaikasta, jos se lapsen hoidon tuottamisen kannalta on perusteltua.

4. Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Laskutuksen kannalta välttämättömät tiedot välitetään taloudenhoitajalle. Asiakastietoja ei luovuteta markkinointiin eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä käsitellään luottamuksellisesti ja
niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle (opettajat). Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat suojatulla palvelimella salasanan takana. Myös muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa.

6. Tietojen säilyttäminen

Yhdistyksessä henkilötietoja käsitellään niin pitkään, kuin asiakkuus, palveluntarve tai laskutussuhde on olemassa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, kirjanpitosäännökset tai mahdolliset oikaisupyyntöprosessit saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään kuin palvelun tarve edellyttäisi.
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa säilytetään 10 vuotta hoitosuhteen päättymisen jälkeen, paitsi 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakirjat säilytetään pysyvästi.