Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi: Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry:n asiakasrekisteri

2. Rekisterin pitäjän tiedot

Helsingin steinerpäiväkotien tuki ry
Korppaanpolku 5

00330 HELSINKI
Y-tunnus: 0276082-0
+358 44 3580403
www.steinerpaivakoti.com
Vastuuhenkilö: Iiris Holland

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin tallennetaan tietoja päiväkodin asiakassuhteiden ylläpitoa ja viestintää varten. Lisäksi tietoja käytetään palvelun tuottamiseen, palvelusopimuksen laadintaan, laskutukseen, toiminnan markkinointiin ja lapsen vasun laadintaan.

4. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla:

Lapsen nimi, henkilötunnus ja osoite
Vanhemman/huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ammatti
Hakemustiedot ja palvelutarve
Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
Asiakkaan itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)

Henkilötietojen perusteena on asiakassuhde. Rekisterin tietolähteenä toimii vanhemman/huoltajan itse antamat tiedot. Vanhemman/huoltajan luvalla tietoja voidaan pyytää myös lapsen aiemmasta päivähoitopaikasta, jos se lapsen hoidon tuottamisen kannalta on perusteltua.

5. Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Laskutuksen kannalta välttämättömät tiedot välitetään taloudenhoitajalle. Asiakastietoja ei luovuteta markkinointiin eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä käsitellään luottamuksellisesti ja
niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle (opettajat). Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat suojatulla palvelimella salasanan takana. Myös muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa.

7. Tietojen säilyttäminen

Yhdistyksessä henkilötietoja käsitellään niin pitkään, kuin asiakkuus, palveluntarve tai laskutussuhde on olemassa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, kirjanpitosäännökset tai mahdolliset oikaisupyyntöprosessit saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään kuin palvelun tarve edellyttäisi.
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa säilytetään 10 vuotta hoitosuhteen päättymisen jälkeen, paitsi 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakirjat säilytetään pysyvästi.

Tietosuojeseloste

Tämä on Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry:n jäsenrekisterin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.11.2021

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry (myöhemmin yhdistys)

Korppaanpolku 5, 00300 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Iiris Holland, steinerpaivakoti@mailbox.org

3. Rekisterin nimi

Helsingin Steinerpäiväkotien tuki ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Yhdistyksellä on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus pitää rekisteriä yhdistyksen jäsenistä.

Jäsenrekisterin tietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen jäsentietojen ajantasainen hallinta sekä jäsenviestinnän toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 § mukaisena perusteena on yhdistyksen jäsenyys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

Markkinointi, viestintä ja vuorovaikutus, mm. kutsuminen yhdistyksen kokouksiin
Yhdistyksen jäsen- ja kannatusjäsenmaksujen laskutus
Palautteen kerääminen jäsenistöltä ja palautteen käsittely
Yhdistyksen toiminnan kehittäminen
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen esim. koskien kirjanpitoa tai viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuviin tietopyyntöihin vastaaminen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:

Nimi, osoite, sähköpostiosoite
Rekisteriin tallennettuja tietoja muokataan rekisteriin jäsenen tekemien ilmoitusten mukaan.

6. Tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevalta henkilöltä hänen täyttäessään jäsenhakemuslomakkeen. Jäsenyyteen liittyvät muutostiedot saadaan jäseneltä.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu jäsenrekisterijärjestelmään, johon on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja jäsenyyden hoitamiseksi. Määritellyillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille kuten kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä. Voimme luovuttaa tietoja lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten tai toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen.

9. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kuluvan vuoden jäsenyyden päättymisestä.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen jäsenten toimesta, joille määrättyihin tehtäviin se kuuluu.

12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).